1. DESCRIPCIÓN DEL PROTOCOLO PARA LA COORDINACIÓN PREVIA Y EMISIÓN DE UNA VIDEOCONFERENCIA.
1.1 ESPACIO FÍSICO REQUERIDO
El número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.
Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del tipo roll about, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia.
Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente, los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.
1.2 LA ILUMINACIÓN
Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillos incandescentes producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto consumo).
1.3 ACÚSTICA
Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.
1.4 PRESENTACIÓN PERSONAL
Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado; para esto se deben tener presentes algunas reglas:
1.4.1 Selección del vestuario:
Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.
1.4.2 Maquillaje, joyas y gafas:
El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un resultado de televisión muy diferente al que da un espejo; algunos consejos son: evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas.
De igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. En lo posible evite gafas oscuras, so pena de parecer como un mapache.
1.4.3 El pelo
Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.
1.4. 4 La postura
Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.
2. PANTALLAZO CON LA IMAGEN DE UNA VIDEOCONFERENCIA
3. PROTOCOLO A SEGUIR PARA REALIZAR UNA CONFERENCIA TELEFÓNICA:
- Desde una llamada conectada, pulse Confr. (Es posible que tenga que pulsar la tecla programada más para ver Confr).
- Introduzca el número de teléfono del participante.
- Espere hasta que se conecte la llamada.
- Pulse Confr. de nuevo para agregar al participante a la llamada.
- Repita estos pasos para conectar a otros participantes.
- Para finalizar la llamada cuelgue o pulse FinLlam.
- Para remover el último participante en la conferencia presione EliUltLl
- Para remover cualquier participante de la conferencia ubíquese en el nombre del participante y presione Quitar.
